Mielipiteet

Puheenvuoro: Robotti Ruttunen tuli taloon

Tuula Haverinen, projektiasiantuntija

Hanna Kemppainen, tuntiopettaja, projektipäällikkö "Digiosaajasta yrittäjyyteen"

Anu Martikainen, projektitalousvastaava

Päivi Räisänen, projektitalousvastaava, hankinta-asiantuntija

Tutkimus-, kehitys ja innovaatiotoiminta (TKI) on yksi ammattikorkeakoulun kolmesta perustehtävästä ja siksi merkittävä osa Kajaanin ammattikorkeakoulun (Kamk) toimintaa. TKI-toiminnan tärkeä peruspilari on projektitoiminta, jota toteutetaan pääosin ulkopuolisella rahoituksella.

Kajaanin ammattikorkeakoulussa on jatkuvasti käynnissä noin 80 projektia, joiden parissa työskentelee yhteensä jopa 250 ihmistä. Suurin osa henkilöstöstä tekee projektitehtäviä osa-aikaisesti muiden töiden ohella, joten palkat täytyy kohdentaa oikeille kustannuspaikoille erikseen tehtävien palkkakohdennusten avulla.

Kamk päätti ottaa ohjelmistorobotin – Robotti Ruttusen – avuksi tähän haastavaan tilanteeseen.

Palkkakohdennusten teko on ollut aikaa vievää ja rutiininomaista, mutta talouden kannalta erittäin tärkeää. Projektitoiminnan osuus koko ammattikorkeakoulun liikevaihdosta on noin 25 prosenttia, joten tuloksen ennustamisen kannalta palkkakohdennuksilla on iso merkitys. Tämä on Kamkille keskeinen prosessi, johon Robotti Ruttunen haluttiin avuksi.

Kajaanin ammattikorkeakoulu on tehnyt yhteistyötä MOST Digitalin kanssa ohjelmistorobotiikan kouluttamisessa. Taloushallintoon suuntautuneet tradenomiopiskelijat ovat tutustuneet ohjelmistorobotiikkaan ja sen mahdollistamiin ratkaisuihin liiketoiminnan tukemisessa ja kehittämisessä. Opiskelijat ovat päässeet myös harjoittelemaan robotiikkatyökalun käyttöä, tarvekartoitusta ja robottitehtävien määrittelyä.

Robotti Ruttusen alkumäärittelyt tehtiinkin yhteistyössä opiskelijoiden kanssa. Kun tehtävä oli robotille sopivaksi havaittu edettiin projektitiimissä robotin toteutukseen yhdessä MOST Digitalin kanssa pitäen useita yhteisiä määrittelytyöpajoja.

Palkkakohdennuksista tehtiin yksityiskohtainen prosessikaavio ja kuva, jossa selkeytettiin prosessiin sisältyviä työvaiheita. Prosessin piirtäminen kaavioksi helpotti määrittelytyötä. Lisäksi määrittelypalavereiden tiivis tahti varmisti, että asiat eivät päässeet unohtumaan ja työ eteni jouhevasti.

Robotti Ruttunen aloitti työnsä huhtikuussa 2021. Projektitalousvastaavat tekivät palkkakohdennuksia aiemmin kahden kuukauden välein, ja työhön kului heiltä yhteensä noin kuusi työpäivää. Nyt Robotti Ruttunen hoitaa palkkakohdennukset kuukausittain ja aikaa kuluu muutamia minuutteja.

Projektitalousvastaavat tarkistavat tausta-aineiston ja projektien tiedot, mutta varsinaiset palkkakohdennukset robotti hoitaa itsenäisesti. Käytännössä Robotti Ruttunen lukee projektien perustiedot ja tuntikirjausluettelon, jonka jälkeen robotti käy läpi työntekijöiden kokonaistyöajan ja hankekohtaiset osuudet. Robotti täyttää projekteille palkkasiirtotiedostot ja lopuksi siirtää tiedot ostolaskujärjestelmään.

Mikäli joitain yksittäisiä palkkakohdennuksia halutaan tehdä käsin, ne voidaan laittaa ohituslistalle. Poikkeustapauksissa Robotin toimintaa ohjataan Excel-muotoisen ohjaustiedoston avulla ilman, että robottiin tarvitsee tehdä muutoksia. Tämä tekee robotin hallinnoimisesta joustavaa ja helppoa. Nyt palkkajaksotuksiin liittyvä ihmistyön painopiste on siirtynyt lähtötietojen tarkistamiseen.

Robotti Ruttunen on tuonut projektihallintoon valtavasti ajansäästöä ja vapauttanut projektitalousvastaavien aikaa mielekkääseen asiantuntija- ja asiakastyöhön. Nykyisin he ehtivät käydä aiempaa paremmin projektipäälliköiden kanssa läpi erilaisia rahoitusmalleja ja toimintatapoja. Työpaine on helpottanut ja palkat saadaan kohdennettua taloushallintoon oikeille projekteille joka kuukausi.

Kajaanin ammattikorkeakoulun henkilökunnalla on ollut alusta asti myönteinen ja ennakkoluuloton asenne työn kehittämiseen, joten myös robottikollega sai positiivisen vastaanoton.

Kun palkkatilisiirtoja koskeva tehtävä saatiin toimivaksi, oli jo seuraava kehitystyö mietittynä Ruttuselle. Niinpä kesän aikana otettiin uusi toimeksianto työn alle ja työpajamenettelyllä määritettiin Ruttusen tehtäväksi myös projektien tuloihin liittyvä jaksotus.

Projektikustannuksille haetaan tukea ulkopuolisilta rahoittajilta tavallisesti neljän kuukauden välein, joten budjetoinnin helpottamiseksi haettuja tukia jaksotetaan ja kohdennetaan projekteille kuukausitasolla. Nyt Ruttunen tekee myös tämän tehtävän kuukausittain.